Sapersi organizzare è dirimente per un’agenzia pubblicitaria. Chi meglio di una professional organizer può suggerire su cosa concentrarsi per essere più performanti? Abbiamo intervistato Chiara Battaglioni, professionista bolognese autrice di una seguitissima newsletter, per capire come tutto parta dalla comunicazione…
“L’organizzazione è tutto“. Lo dicevano già i nostri nonni ma, va detto, la nostra generazione non ne ha fatto particolare tesoro. La velocità della società, l’aumentare dei carichi di lavoro, il moltiplicarsi delle relazioni e persino la digitalizzazione rendono l’organizzazione più complessa. Sia a livello personale sia nelle aziende. È qui che interviene Chiara Battaglioni, bolognese e professional organizer. Una professione che si articola su vari touchpoint: newsletter, blog, il podcast “Work Better”, il corso online Palabàn® e chiaramente consulenze personali vis a vis o nelle imprese. Attenzione, nessuna ricetta da guru calata dall’alto come metodo infallibile ma un lavoro certosino costruito sulle qualità di ogni singola individualità o realtà. L’abbiamo incontrata per riflettere sull’organizzazione della industry e per strapparle qualche consiglio.
“Conosco il settore del marketing avendo lavorato due anni in uno studio di produzione video. Ho presente le dinamiche e i tempi di un’agenzia pubblicitaria. Mi è capitato anche di lavorarci per pianificare l’organizzazione. Sono tempistiche complesse anche perché spesso rispondono a diverse velocità oltre, ovviamente, a dipendere molto dal coordinamento tra team”
Giusto. Ci sono progetti che hanno estensioni temporali molto lunghi e altri mordi e fuggi. Dal punto di vista dell’organizzazione qual è il migliore? Perché non sempre il veloce è caotico e il lungo ordinato.
“No, infatti. Dipende molto dalla capacità di inserire naturalmente gli impegni di quel progetto all’interno della propria pianificazione. Vero è che i lavori con una durata più lunga possono aiutare di più. Mi spiego: è più facile che un accordo di lavoro triennale mi obblighi sin da subito a capire come posso inserirlo in modo armonico e naturale in quello che faccio quotidianamente (anche se io consiglio sempre di tenere la settimana come unità di misura per una pianificazione di massima del proprio lavoro, il singolo giorno è importante ma deve avere una pianificazione flessibile). Siamo naturalmente portati a farlo perché sappiamo che dovremmo conviverci a lungo. Qualcosa di più estemporaneo può, invece, metterci maggiormente alla corda”
Secondo lei come possono le agenzie aiutare ad organizzare le agende dei propri dipendenti o collaboratori?
“Anzitutto partiamo dal presupposto che io non considero l’organizzazione come qualcosa dallo schema ferreo da calare nella propria vita e rispettare quasi con coercizione. Affatto. Ritengo che ciascuno possa trovare la sua organizzazione partendo dalle proprie predisposizioni naturali. Il concetto di cronotipo, per esempio, è importante perchè permette a ciascuno di comprendere in quali momenti della giornata è più portato a compiere della mansioni rispetto ad altre. Ed è una predisposizione individuale, che va poi tenuta in considerazione nelle dinamiche di gruppo”
Una soggettività, insomma, che ben si concilia con la grande attenzione di molte agenzie verso una nuova articolazione del lavoro. Anche andando incontro ai bisogni delle nuove generazioni ci si orienta sempre più su piani di lavoro a progetto e non orari. Più libertà ma rigore negli obiettivi.
“Sì, certo, sono passi avanti ma non possiamo farli senza considerare la base necessaria per far funzionare il tutto. Parlo della comunicazione”
Intende il modo in cui ci si rapporta?
“Sì, nelle sue molteplici accezioni. Sono molte poche le aziende, ma anche le agenzie, che prima di tutto si prendono del tempo al tavolo per capire come si comunica. All’esterno, certo, ma soprattutto all’interno nei flussi di lavoro. Per esempio cosa deve passare attraverso le telefonate e cosa, invece, attraverso modalità scritte. O ancora cosa viene affidato ai tools e cosa può avvenire anche in modo asincrono tra le varie professionalità che ci lavorano. Teniamo presente che l’inserimento dello smart working ha acuito di molto quest’ultimo aspetto perché va assolutamente capito anche cosa fare in presenza e cosa può essere fatto da remoto in spazi, ma anche tempi, diversi. Questa alberatura della comunicazione è, in realtà, la radice di ogni organizzazione. Prima ancora del planning orario o a progetto del workflow singolo e collettivo”
Questo permette di uscire anche dalla logica di inseguire sempre l’emergenzialitá e l’urgenza per avere più piani di sviluppo?
“Ne è il punto di partenza. È chiaro che quando la comunicazione non è ben codificata tende a prendersi spazi e tempi che possono rispondere solo all’esigenza dell’immediato e questo non è un buon bilanciamento”
Tra newsletter, blog e podcast lei suggerisce spesso nuovi tools o approfondisce quelli più noti. La strumentazione è una delle chiavi per essere più organizzati?
“Sì, a patto che anche qui non invertiamo il processo. Troppo spesso partiamo dallo strumento perché ne siamo affascinati e cerchiamo di calarlo nella nostra organizzazione. In realtà è la definizione stessa di strumento che deve guidarci nel considerarlo un aiuto che arriva a valle del nostro bisogno. Non a monte. Io lavoro e mi trovo molto bene con Notion: con le persone del mio staff abbiamo un centro di controllo in uno spazio di lavoro digitale web based che tende a implementare tutto in un solo luogo (dai progetti al calendario editoriale, passando per testi, foto e intelligenza artificiale). Deve, però, essere armonizzato alle necessità altrimenti rischia di diventare qualcosa di complesso da gestire senza che ve ne sia un reale bisogno. Organizzarsi è anche saper scegliere con lucidità cosa ci serve come aiuto. Senza farsi condizionare dal modernismo e con una buona capacità di autoanalisi”
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Nel suo lavoro lei ha strutturato diversi touchpoint per il suo pubblico. Dal long-form del blog a Instagram. Come organizza la sua di comunicazione?
“Inizialmente ho gestito tutto in modo autonomo perché comunque comunicare è il mio lavoro costante e quotidiano. Ora, però, mi avvalgo di qualche aiuto. La scrittura long form è quella che rientra maggiormente nelle mie corde e nel blog questo si percepisce. In generale lo strumento che sento più mio in assoluto è la newsletter. Dicono che ho uno stile di scrittura piuttosto chiara, a volte didascalica: questo può essere un limite ma aiuta in ottica SEO. In ogni caso mi avvalgo di una SEO Analyst che mi aiuta a scegliere alcuni topic e ad essere performante. D’altronde sono partita prima dal sito e dal blog poi è arrivata la newsletter e infine il podcast.”
Lato social invece?
“Ecco, qui sono meno portata perché fatico con le forme brevi anche se il mio passato nel settore video e audio mi aiuta nel gusto sui visual. Anche qui ho una social media manager che mi guida nella gestione”
Ci permettiamo una divagazione soggettiva. Noi siamo una redazione giornalistica: un mestiere naturalmente soggiogato dall’urgenza immediata della notizia. Ancora di più nell’epoca dell’informazione digitale. Come si può rendere strutturale questa emergenzialitá senza rimanere sempre incastrati solo nelle esigenze immediate?
“Con un’organizzazione personale che sia capace di essere ancora più elastica del normale. Anche a livello personale. Chiariamo: è possibile essere organizzati e capaci di cambiare in corsa. Ripeto, l’organizzazione non è sinonimo di rigidità. A livello di gestione complessiva di una redazione, invece, bisogna essere molto abili a capire quando e dove ciascuno è in grado di esprimere il massimo delle sue potenzialità e quando dovrà ricaricare incastrandosi con il momento di miglior rendimento di qualcun altro. Questo garantisce il flusso continuo. Poi è fondamentale anche qui la comunicazione, ça va sans dire. Pensiamo alle recenti maratone elettorali per le elezioni statunitensi. L’incrocio di collegamenti, notizie, dati e informazioni da reperire funziona solo se in background c’è un grande ed elastico coordinamento. E quello riesce solo con un’ottima comunicazione tra tutte le parti”
Ce la toglie una curiosità?
“Se posso…”
Ma lei come ha scelto di diventare professional organizer? Qual è stato il turning point che l’ha portata ad abbracciare, di fatto, un mestiere tutto sommato nuovo e che risponde a un’esigenza umana, in realtà, antichissima?
“Appena laureata vinsi la possibilità di trascorrere un mese alla facoltà di cinema della UCLA a Los Angeles. Con me c’erano anche altri italiani, alcuni si sarebbero fermati per un trimestre. La situazione era abbastanza complessa perché formalmente eravamo pagati dall’Universitá quindi bisognava sistemare documenti, aprire conti correnti, trovare le sistemazioni per dormire e incastrare varie faccende burocratiche. Mi sono trovata a gestire in modo naturale me stessa ma anche le difficoltà di altri compagni. Uno di loro mi ha fatto notare come avessi questa capacità di coordinare e organizzare. Mi sono detta che era vero, così ho deciso di lavorare nel campo della produzione video. Prima pensavo di dedicarmi al montaggio che, però, era un lavoro molto più solitario mentre io amo il contatto. La produzione ha un approccio più complessivo. Appena tornata in Italia, per caso, ho incontrato una professional organizer e sono rimasta incantata. Ho iniziato a formarmi in questo settore e a propormi come tale pur non lasciando il mio lavoro in produzione e per un po’ ho mantenuto le due vite professionali. Ho contribuito alla fondazione di APOI Associazione Professional Organizers Italia (www.apoi.it) che riunisce chi fa questo mestiere in un’associazione preziosa. Appena ho potuto, dopo circa un paio d’anni, ho lasciato l’altro lavoro. Ho trovato la mia strada e, anche in questo, è stata determinante una bella comunicazione”.
Ci leggiamo presto!
